blije klanten
5S: Optimalisatie van je werkplek
Het 5s model
Het 5S model is ontwikkeld om de kwaliteit van een organisatie te verbeteren waarbij de werkplek als uitgangspunt dient. Vragen als; ‘Waar had ik die documenten nou ook alweer gelaten?’, worden hierdoor verleden tijd. Dit scheelt een hoop frustraties, verwarringen maar bovenal verspillingen.
Het 5S model is een tool binnen Lean Six Sigma waarbij de werkplek centraal staat. Door aanpassingen te doen aan je werkplek wordt deze schoner, efficiënter en vooral overzichtelijker. Het gaat er uiteindelijk om dat jouw werkplek zo georganiseerd is dat je het beste uit jezelf en uit je werkdag kan halen. Het maakt hierbij niet uit of je op kantoor werkt of in een productieomgeving. 5S kan op iedere werkplek worden toegepast!
Wat is 5S?
De onderdelen van 5S geven 5 suggesties om je werkplek beter te organiseren:
- Scheiden; Hierbij maak je onderscheid tussen noodzakelijkheden en overbodigheden. Het is dan de bedoeling dat je de overbodigheden elimineert. Het kan zijn dat sommige documenten nu overbodig zijn, maar op de lange termijn wel noodzakelijk zijn. Bewaar deze documenten dan op een speciale plek voor een later moment.
- Schikken; Bij schikken geef je alles een geschikte plaats, zodat iedereen alles snel en gemakkelijk vinden.
- Schoonmaken; Binnen de 5S methode staat schoonmaken zowel voor het letterlijk reinigen van je werkplek als voor het figuurlijk schoonmaken. Met dit laatste wordt bijvoorbeeld bedoeld dat oorzaken van storingen en incidenten worden geëlimineerd en schoomaakmethodes worden vastgelegd.
- Standaardiseren; Standaardisatie zorgt ervoor dat de zojuist besproken 3 S’en ook daadwerkelijk worden gewaarborgd door dit vast te leggen in bepaalde methoden. Zo kunnen visuele hulpmiddelen (denk aan een afbakening van lijnen) ervoor zorgen dat gereedschappen weer op de juist plek worden teruggelegd.
- Standhouden; De laatste S van standhouden is essentieel voor de continuïteit van de kwaliteitswaarborging. Zorg ervoor dat het in je systeem komt om met dit 5S model te blijven werken. Controlelijsten of audits op orde en netheid kunnen hierbij helpen.
Een kanttekening die hierbij kan worden geplaatst is dat soms nog de 6e ‘S’ van Safety wordt toegevoegd. Deze behoort niet tot het officiële rijtje, maar heeft ook met een georganiseerde werkplek te maken omdat het helpt om ongelukken te voorkomen.
5S in een elektronische werkomgeving
Zoals in de inleiding vermeld kan 5S in allerlei werkomgevingen worden toegepast. Dit geldt dus ook voor werkomgevingen die voornamelijk online zijn ingericht. Ook bij werkzaamheden op je computer kunnen verspillingen ontstaan en kan je de 5S methodiek toepassen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de tijd die je nodig hebt om dat ene document te vinden waarvan je niet meer weet waar je hem had opgeslagen.
Structuur is het toverwoord
Als je in de elektronische werkomgeving aan de slag wil met 5S is het aanbrengen van structuur de kerngedachte. Schoon je documenten bijvoorbeeld op door documenten die je niet meer gebruikt weg te gooien. Dit bespaart niet alleen veel ruimte, maar zorgt er ook nog eens voor dat de overgebleven documenten beter zichtbaar zijn. De zichtbaarheid kan je ook vergroten door je bestanden te ordenen in mappen en een duidelijke naam te geven. Als je dan toch bezig bent met opschonen, vergeet dan ook niet je email inbox mee te nemen. Categoriseer je e-mails door mappen aan te makken of deze te sorteren per afzender.
5S is dus een geschikte en toepasbare tool, wanneer je structuur wilt aanbrengen in je werkplek. 5s kan in iedere werkomgeving worden toegepast, ook in die van jou! Benieuwd hoe je dit kan toepassen en kan je hierbij wel wat hulp gebruiken? In onze Green Belt training komt de 5S techniek uitgebreid aan bod. Schrijf je in voor deze 6-daagse opleiding Lean Six Sigma Green Belt! Heb je vragen? Bel ons op 030 – 227 0000 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl
