blije klanten
Het verbeterbord: op weg naar Lean werken
Een organisatie die Lean is, wordt gekenmerkt door wendbaarheid en flexibiliteit. Het op tijd bij kunnen sturen van processen is immers van groot belang. Om Lean succesvol te implementeren in je organisatie kan je dit het beste stap voor stap doen. Een concreet hulpmiddel die bij kan dragen aan het Lean maken van een organisatie is een verbeterbord.
Het gebruik van een verbeterbord
Een verbeterbord geeft een overzicht van punten waar je als organisatie tegenaan loopt. Je kan het verbeterbord terug laten komen tijdens je dagelijkse of wekelijkse stand-up meeting. Zorg er dan voor dat de verantwoordelijkheid voor het bord telkens bij iemand anders ligt in de organisatie, variërend van medewerkers tot management. Het is verleidelijk om als leidinggevende dan in de rol van probleemoplosser te kruipen maar probeer dit te vermijden en wees een coach. Dit bevordert namelijk het ontstaan van een zelforganiserend en zelfsturend team.
Het verbeterbord wordt via verschillende manieren gevuld. Allereerst kunnen andere Lean principes, zoals 5S sessie of een Value Stream Map, voor input zorgen. Daarnaast kunnen medewerkers zelf natuurlijk ook met ideeën ter verbetering komen al dan niet tijdens de stand-up meeting. Tijdens de meeting worden er acties en verantwoordelijkheden aan de verbetersuggesties gekoppeld. Dit kan weer leiden tot nieuwe inzichten waardoor een verbeterbord kan zorgen voor continue verbetering en dit dus ook de wendbaarheid vergroot.
Redenen gebruik verbeterbord
Naast het feit dat een verbeterbord je een stukje dichter brengt bij het Lean worden van je organisatie, zijn er nog een aantal andere redenen om dit te gebruiken. Zo worden problemen bespreekbaar gemaakt en biedt het structuur in het doorvoeren van verbeterideeën. Ook kan het een positieve verandering teweeg brengen in de relatie tussen medewerkers en management. Zo kunnen medewerkers zich meer betrokken gaan voelen doordat ze actief meedenken over hun eigen werk.
Stappenplan voor een verbeterbord
- Koop een whiteboard op A0 formaat. Maak hierop een standaard indeling:
-
- Wat is het probleem?
- Wat is het verbetervoorstel?
- Wie is verantwoordelijk?
- Wanneer is het opgelost?
- Bepaal op welke manier het verbeterbord aansluit bij de doelen van jouw afdeling of organisatie. Hierdoor kan je makkelijker de toegevoegde waarde van het bord uitleggen. Zorg er vervolgens voor dat iedereen op één lijn zit door vooraf voldoende informatie te geven over de doelen van het verbeterbord, de werkwijze en ieders verantwoordelijkheden.
- Plan een vaste dag en tijd waarop je het verbeterbord betrekt in je meeting. Hierdoor wordt de verleiding ook minder groot om het verbeterbord in drukke periodes links te laten liggen. Wijs daarnaast iemand aan die deze sessie begeleidt.
- Begin met de eerste verbeterbordsessie. Hou je hierbij aan de volgende regels:
-
- 1 persoon begeleidt
- Maximale duur van 20 minuten
- Vermijd te lange, inhoudelijke discussies
- Evenredige verdeling van de acties
Achteraf evalueer je de eerste sessie met de persoon die de sessie heeft begeleid.
- Zorg ervoor dat je het verbeterbord levend houdt onder iedereen. Doe dit bijvoorbeeld door de resultaten van het verbeterbord visueel zichtbaar te maken of door mijlpalen (met een beloning) eraan te koppelen. Ook kan je eens een andere afdeling uitnodigen om een verbeterbordsessie bij te wonen.
Met behulp van een verbeterbord kan je op een laagdrempelige manier de eerste stappen zetten richting Lean in jouw organisatie. Leer de basis van verbeterbordsessies tijdens onze Yellow Belt training of kies voor meer verdieping tijdens onze Green Belt training.
Liever direct zelf aan de slag? Vul je gegevens in een download gratis het verbeterblad.
Of bestel hier je fysieke versie van dit verbeterblad
