blije klanten
SOP
SOP: Standard Operating Procedure
SOP staat voor Standard Operating Procedure en heeft alles te maken met de standaardisatie van processen. Standaardisatie lijkt misschien iets negatiefs. Het staat per slot van rekening de creativiteit in de weg. Bovendien vinden werknemers het bij simpele processen vaak juist fijn om een eigen draai aan de werkwijze te kunnen geven. Toch kan standaardisatie ook op een positieve manier worden belicht. Zo kan het rust geven aan medewerkers omdat ze niet telkens opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. In deze blog kom je alles te weten over SOP en hoe het kan bijdragen aan continue verbetering.
Wat is een SOP?
Een SOP is een schriftelijke werkinstructie die de meeste efficiënte omschrijving geeft van een bepaalde werkzaamheid. Werknemers weten hierdoor stap voor stap welke taken ze moeten uitvoeren om succesvol een activiteit uit te voeren.
Een voordeel van een Standard Operating Procedure is dat het onder andere helpt om ruis, variatie en discussie in een proces weg te nemen. Bovendien is de SOP, dankzij het duidelijke overzicht, een ideaal middel om nieuwe werknemers in te werken. En je gelooft het misschien niet, maar een SOP kan ook gebruikt worden om continu te verbeteren.
Creëer een SOP in 5 stappen
Stap 1: Creëer een lijst van processen die je gestandaardiseerd wilt hebben
Niet alle processen in een organisatie kunnen of moeten worden gestandaardiseerd. Daarom is het van belang een overzicht te creëren van de processen die je wel gestandaardiseerd wilt hebben. Idealiter laat je dit door teams (met of zonder manager) doen. Zij komen dan met een lijst van processen die in potentie SOPs zouden kunnen worden. Vervolgens kan het Managementteam op basis daarvan de lijst evalueren en prioriteiten vaststellen.
- Tip van de expert: Probeer te vermijden dat je een SOP wilt maken voor elk proces in je organisatie. Het kan helpen om processen te kiezen die toekomstbestendig zijn en niet continu onderhevig aan verandering.
Stap 2: Plan een proces voor het maken en het beheren van de SOPs
Er zijn een aantal stappen om te nemen voordat je daadwerkelijk een SOP kan maken en beheren:
- Zorg voor een goed en robuust format/template: Maak een SOP om te kunnen SOP’en. Met andere woorden, zorg voor een standaard format die je telkens weer opnieuw kunt gebruiken om een nieuwe SOP te maken. De opmaak hiervan hangt mede af van je doelgroep. Op basis daarvan kun je bedenken of je diagrammen, een flowchart of een stappenoverzicht gebruikt. Een combinatie mag natuurlijk ook!
- Zorg voor een goed review proces: Wijs een persoon aan die de kwaliteit van de SOPs behoudt. Deze persoon heeft de taak om de SOPs goed te keuren voor gebruik en houdt ze in beheer.
- Maak ze toegankelijk: Bij het toegankelijk maken van de SOPs ga je bedenken voor wie welke SOPs beschikbaar zijn. Ook bepaal je de manier waarop je de SOPs beschikbaar maakt. Doe je dit via een medewerkers App, via de Cloud of ouderwets op papier? Vind de manier die bij jouw organisatie past.
Stap 3: Verzamel informatie over de inhoud van je SOP
Bedenk hoe je de informatie wilt gaan verzamelen die uiteindelijk de inhoud van je SOP gaat vormen. Het is bijvoorbeeld handig om in gesprek te gaan met de experts van het betreffende proces. Op deze manier krijg je direct informatie van de medewerkers die dagelijks met het proces bezig zijn. Check ook of er misschien al SOPs (in een andere vorm) worden gebruikt op bepaalde afdelingen of in andere organisaties. Dit kan jou input geven voor nieuwe SOPs en voorkomt dat je dubbel werk gaat doen.
Stap 4: Schrijf, bespreek en publiceer je SOP
In deze stap begin je met het schrijven van je SOP aan de hand van de verzamelde informatie in stap 3. Zorg ervoor dat je de eerste versie van Standard Operating Procedure blijft versterken door deze te bespreken met de procesexpert en het management. Vervolgens kan je de SOP publiceren naar de gebruikers in de organisatie.
Stap 5: Blijf je SOPs onderhouden
Nu je zoveel moeite hebt gestopt in het creëren van goede SOPs is het zonde om deze irrelevant te laten worden. Processen veranderen meestal na verloop van tijd, dus de SOPs moeten mee veranderen. Zorg ervoor dat je SOPs up-to-date blijven door een verantwoordelijke aan te stellen. Wanneer je hiervoor zorgt, draagt dit bij aan het streven naar continue verbetering.
- Tip van de expert: Organisaties hebben vaak de neiging om veel te veel te standaardiseren. Voorkom dit en maak het niet te groot. Wees niet te gedetailleerd en stem de SOP goed af op de doelgroep van jouw organisatie.
Zelf aan de slag?
Download hier het SOP Template Bureau Tromp of doe mee aan onze Green of Black Belt trainingen.
