Green Belt certificering in the pocket en nu?

Yes je hebt hem binnen: Je officiële Green Belt certificaat! Tijdens de Green Belt training heb je veel geleerd over de verschillende tools en je barst van het enthousiasme om deze nu in je eigen werkomgeving in te gaan zetten. Maar waar moet je beginnen? En hoe zorg je voor de juiste omstandigheden om je project goed te kunnen doen? Allemaal vragen waaruit blijkt dat het in de praktijk vaak nog best lastig is om jouw verse opgedane kennis direct te implementeren in een verbeterproject. Daarom geven wij je in deze blog 6 tips om succesvol jouw eerste eigen project op te pakken.

6 tips voor een succesvol project na je Green Belt certificering

1: Denk groot, maar begin klein

Het liefst wil jij natuurlijk direct een groot project uit de grond stampen. Dit is echter niet de juiste aanpak. Wellicht zijn sommige collega’s namelijk nog helemaal niet vertrouwd met Lean Six Sigma, terwijl je hun enthousiasme en betrokkenheid wel hard nodig hebt om een project te laten slagen. Laat daarom eerst je collega’s kennismaken met de methodiek. Vertel er zelf over, laat iemand van een andere afdeling vertellen over de successen die zij dankzij deze methodiek hebben behaald of laat een aantal collega’s een Lean Six Sigma Yellow Belt training volgen.

Als deze eerste kleine stap is gezet, kan je dit verder uit gaan bouwen. Laat bijvoorbeeld zien hoe Lean Six Sigma-tools op een laagdrempelige en praktische manier zorgen voor slimmer werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de implementatie van een dagstart, verbeterbord of een 5S-sessie.

2: Kies het juiste project

Hoe kies je nu het juiste verbeterproject? Je kan op verschillende manieren nagaan waar er ruimte is voor een verbeterproject:

• Zijn er uit de sessies rondom het verbeterbord punten gekomen die je met behulp van de DMAIC-structuur kunt aanpakken?
• Heb je een concrete vraag gekregen van een manager waar je iets mee kan?
• Zijn er wellicht servicemedewerkers of accountmanagers met wie je in gesprek kan en die je op ideeën kunnen brengen?

De ideeën voor een verbeterproject kunnen uit alle verschillende hoeken van de organisatie komen. Om uiteindelijk het juiste idee te kiezen kan je bijvoorbeeld gebruikmaken van een Effort/Impact matrix.

3: Zorg voor de juiste steun

Het is altijd nuttig om je projectideeën en jouw voorkeur in ieder geval af te stemmen met je manager en de proceseigenaar. Het is verstandig om tijdens je eerste verbeterproject een proces van je eigen afdeling te pakken. In dat geval worden de zojuist benoemde rollen (lijnmanager & proceseigenaar) namelijk vaak vervuld door dezelfde persoon. Het is cruciaal dat je vanuit beide rollen steun krijgt om met het proces aan de slag te gaan en voldoende tijd krijgt om het project grondig aan te pakken. De proceseigenaar fungeert vaak als opdrachtgever waarmee je tevens de samenstelling van het projectteam bespreekt.

Naast de steun vanuit je opdrachtgever is het ook aan te raden om iemand te zoeken die als Champion wil en kan fungeren. Een Champion is diegene die vanuit zijn of haar ervaring en positie binnen de organisatie jouw projectwerkzaamheden faciliteert en stimuleert. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het omgaan met weerstand of het vrijmaken van de benodigde uren voor je projectteam en andere collega’s. Een Champion kan je coachen gedurende je project en is daarom idealiter een ervaren procesverbeteraar.

4: Duik in het probleem

Nu je een enthousiast projectteam hebt verzameld en de juiste steun hebt is het tijd om aan de slag te gaan. Ieder project begint met een kijkje op de werkvloer. Doe een Gemba-walk en ga kijken, vraag waarom en toon respect. Voordat je gaat verbeteren moet je altijd begrijpen wat het probleem nou precies inhoudt. Bovendien zorgt het actief betrekken van collega’s bij je verbeterproject ervoor dat veranderingen makkelijker gedragen worden.

5: Haal de klantwens op

Nu is het belangrijk om in beeld te krijgen waar het project, dat je onder de loep gaat nemen, uiteindelijk aan moet voldoen. Achterhaal daarom de volgende informatie door met klanten te praten, klachtenformulieren door te spitten of klanttevredenheidsonderzoeken te analyseren:

• Wie zijn de klanten van dit proces?
• Wat verwachten deze klanten van het proces?
• Hoe kan ik dit concreet maken, zodat ik zeker weet dat mijn dienst/product aan de klantwensen voldoet?

De tools die je kunt gebruiken bij het ophalen, prioriteren en concretiseren van de klantwens zijn bijvoorbeeld de CTQ-boom en het KANO-model.

6: Stem je aanpak af

Nu je, dankzij het ophalen van de klantwens, je project doel weet, kun je een planning gaan opstellen en een business case maken. Dit komt allemaal samen in je Project Charter, het levende document waarin je projectafspraken vastlegt en managet. Na goedkeuring van je opdrachtgever kun je dan écht aan de slag met het in kaart brengen van het project, op zoek gaan naar de grondoorzaak en nadenken over verbeteringen.