Kata filosofie

In veel Aziatische vechtsporten, zoals Karate, wordt gebruik gemaakt van het fenomeen ‘Kata’. De filosofie van Kata is dat je een schijngevecht uitvoert met meerdere denkbeeldige tegenstanders. De bewegingen die je doet zijn vastgelegd in meerdere Kata’s. Elke Kata bestaat uit verschillende bewegingstechnieken.

Iedere Kata leer je uit je hoofd door het routinematig te herhalen. Je probeert optimaal op de denkbeeldige tegenstander te reageren. Hierdoor heeft de Kata ook een meditatieve werking die het mogelijk maakt om in een echt gevecht rustig te blijven en snel te reageren, doordat je veel scenario’s ter beschikking hebt. Het einddoel is dat je dit zo goed mogelijk traint, zodat je sneller een wedstrijd kan winnen.

Kata voor procesverbetering

Je vraagt je misschien af: wat heeft dit te maken met procesverbetering? Het doel van procesverbetering is om een succesvolle verbetering te realiseren die voldoet aan de verwachtingen. Om dit doel te bereiken is het van belang dat de juiste stappen worden gezet, maar dit kan lastig zijn, want de omgeving waarbinnen het project wordt uitgevoerd is dynamisch en er kunnen veel onverwachte dingen gebeuren die de procesverbetering belemmeren.

Dit aspect is vergelijkbaar met het boven beschreven gevecht met meerdere tegenstanders. De onvoorspelbare omstandigheden bij je project zijn als het ware de ‘tegenstanders’ waarmee je moet dealen. Door met routines te werken kun je ervoor zorgen dat je goed bent voorbereid op mogelijke ‘tegenstanders’, zodat je er adequaat op kunt reageren.

De verbeter- en coaching Kata

Als je rijles neemt, leer je routines om met onverwachte omstandigheden om te gaan. De verkeersregels helpen je om je aan deze routines te houden. Zodra je je rijbewijs hebt, heb je nog vele rij-uren nodig om die routines te versterken, zodat je uiteindelijk nog beter met onverwachte omstandigheden om kunt gaan. Zo is het ook met verbeterprocessen of -projecten.

Om processen te bevorderen kun je gebruik maken van ‘Kata routines’. Toyota werkt intern al tientallen jaren met twee Kata routines:

1. de verbeter Kata
2. de coaching Kata

Verbeter Kata

Bij de verbeter Kata draait het om het definiëren van de doeltoestand. De doeltoestand moet inzicht geven in de “gewenste toekomstige situatie” en moet altijd betrekking hebben op het proces dat wordt verbeterd, dus ‘voorraadreductie’ is geen doeltoestand, maar een resultaat. Een voorbeeld van een doeltoestand is: het proces van materiaalvoorziening stabiliseren met behulp van een Kanban systeem. De doeltoestand beschrijft hoe het proces moet werken om de gewenste target of het gewenste resultaat te realiseren.

Hoe pas je de verbeter Kata toe?

Het is de bedoeling dat je inzichtelijk maakt welke obstakels er moeten worden opgelost om de volgende doeltoestand te bereiken. Je hanteert hierbij een stap-voor-stap-aanpak, bij elke stap gebruik je de PDCA-cyclus:

• Plan: een duidelijk plan met doelstellingen (SMART geformuleerd) opstellen
• Do: het uitvoeren van deze doelstellingen
• Check: de uitkomst van de uitgevoerde doelstellingen wordt geëvalueerd. Je stelt jezelf de vraag: komt het behaalde resultaat overeen met de doelstelling?
• Act: na evaluatie wordt er, indien nodig, bijgestuurd. Je kijkt naar welke middelen je kan inzetten om de gewenste doelstelling te bereiken

 
Beeld jezelf een trap in: onderaan staat de huidige situatie en bovenaan de doeltoestand. Iedere trede van de trap staat voor een volgende stap in de PDCA-cyclus, op weg naar de doeltoestand. Als je de trap oploopt, kom je meerdere obstakels tegen. Je kunt obstakels sneller herkennen als je de huidige situatie goed in kaart brengt. Dit helpt je weer om een geschikte doeltoestand te definiëren. Je kunt obstakels inzichtelijk maken door Lean Six Sigma tools te gebruiken als: One peace flow, Takt time, Heijunka en Kanban.

Op de afbeelding hierboven kun je zien dat er telkens PDCA-stappen worden doorlopen om toe te werken naar de volgende doeltoestand of target. In dit proces kom je meerdere obstakels tegen. Uiteindelijk moeten alle doeltoestanden je dichter bij de visie brengen.

Coaching Kata

De coaching Kata bestaat uit vijf vragen:

1. Wat is de gewenste doeltoestand?
2. Wat is de huidige situatie?
3. Welke obstakels belemmeren je nu om de doeltoestand te bereiken; met welke ben je nu bezig?
4. Wat is de volgende stap die er moet worden genomen om dichter bij de doeltoestand te komen? (start volgende PDCA-cyclus)
5. Wat heb je geleerd? Reflecteer op de uitvoering van één stap of het gehele proces

De coach is verantwoordelijk voor het aanleren van de verbeter Kata. Dit doet hij of zij onder andere door de Coaching Kata toe te passen. Het is raadzaam om eerst de medewerkers zelf kennis te laten maken met de verbeter Kata en ze vervolgens te ondersteunen door middel van de coaching Kata. Deze Kata draagt bij aan een andere manier van denken. Er wordt niet alleen maar ingegaan op wat er bereikt moet worden, maar ook waarom iets bereikt moet worden. Hierdoor stijgt de motivatie van de medewerkers.

De cyclus van de verbeter- en coaching Kata

Zoals eerder vermeld, ligt de focus van Toyota veel meer op de manier waarop de medewerkers handelen in de processen en minder op de procesresultaten en gevolgen. Op die laatste twee ligt de meeste focus in de westerse wereld. Daarom zegt Toyota:

‘Wees hard op het proces maar zacht op de medewerkers.’

In de praktijk maken de verbeter- en coaching Kata deel uit van een cyclus:

1. Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken waarom het belangrijk is dat er op deze manier wordt gewerkt, zo wordt urgentie gecreëerd.
2. De volgende stap is om te verhelderen wat er van de medewerkers wordt verwacht en hoe ze dienen te handelen. Dit is de verbeter Kata.
3. Tot slot gaat het om de instructie en training om ervoor te zorgen dat de medewerkers de verbeter Kata volgen. Dit is de coaching kata.

Het volgende uitgangspunt van Toyota geeft de filosofie treffend weer:

Op de lange termijn overleven als bedrijf door continu de manier waarop we producten voor de klanten maken te verbeteren en te evolueren.

De verbeter- en coaching Kata kunnen dus worden toegepast om procesverbetering te bevorderen. De focus ligt op hoe medewerkers processen optimaliseren, zodat ze uiteindelijk het gewenste resultaat kunnen realiseren.