Root Cause Analysis: van reactief naar proactief verbeteren

Root Cause Analysis: Wat is het?

Een Root Cause Analysis (RCA) wordt gebruikt om te voorkomen dat je direct in oplossingen gaat denken. Het gaat erom dat je eerst op zoek gaat naar de grondoorzaken. Dit sluit perfect aan bij Lean Six Sigma, omdat het vinden van de grondoorzaken één van de centrale onderdelen vormt van de Lean Six Sigma projectaanpak (DMAIC).

Bedrijven nemen vaak onvoldoende tijd om op zoek te gaan naar oorzaken en problemen die zich voordoen. Er is vaak een grote focus op de productiviteit en de waan van de dag, waardoor er snelle oplossingen worden verzonnen voor de symptomen. Hierdoor wordt een doorgrondige identificatie van de oorzaken die de problemen proberen weg te nemen, vaak links laten liggen. In deze blog vertellen we je hoe je met behulp van de Root Cause Analysis op een efficiënte manier op zoek kunt gaan naar die grondoorzaak.

Wat is nodig voor een goede Root Cause Analysis?

Om een goede Root Cause Analysis uit te voeren, kan worden uitgegaan van de volgende drie stappen:

1. Begrijp het probleem: Ga eens kijken wat er nou echt aan de hand is. Neem bijvoorbeeld een kijkje op de werkvloer en ga eens helpen bij het productieproces. Wanneer je het probleem zelf ervaart, wordt het makkelijker om de verbeteracties op te stellen. Bovendien maak je door het ‘kijken op de werkvloer’, de betrokken medewerkers onderdeel van de oplossing. Het begrijpen van het probleem vormt onderdeel van de Define fase.
2. Data verzamelen: Zorg ervoor dat je relevante data uit het proces verzamelt. Je kan de analyse van de grondoorzaken namelijk niet enkel baseren op een onderbuikgevoel of ervaring. Het is daarom belangrijk dat je het huidige proces in kaart brengt samen met kwantitatieve (bewerkingstijden, fouten, voorraden) en kwalitatieve (foto’s, verhalen) data. Dit sluit aan bij de Measure-fase.
3. Identificeer de grondoorzaak: In de eerste twee stappen heb je een goed beeld gekregen van het probleem. Nu is het tijd om zo objectief mogelijk op zoek te gaan naar de grondoorzaken. Uiteraard doe je dit niet alleen, maar met alle betrokkenen uit het proces. Er zijn diverse Lean Six Sigma tools die je hiervoor kunt gebruiken. In de volgende paragraaf zetten we ze voor je op een rijtje.

Tools voor het identificeren van de grondoorzaak

• Ishikawa: Het is Ishikawa diagram (of Fishbone model) brengt de oorzaak van een probleem in kaart door middel van een brainstorm rondom de 6 M’s: Mens, Machine, Materiaal, Methode, Metingen en Moeder natuur. Deze gebruik je als de richting waarin je de grondoorzaak moet zoeken nog niet helemaal bekend is.
• 5x Why: Waar ouders het soms lijken te vergeten, kunnen kinderen het als de beste: de waarom-vraag stellen. Door telkens te vragen ‘Waarom?’ kom je steeds een stapje dichter bij de grondoorzaak van een probleem in plaats van de gevolgen ervan. 5x Why wordt vaak gebruikt om de genoemde oorzaken in het Ishikawa diagram te verdiepen.
• Failure Mode and Effect Analysis (FMEA): Met een FMEA breng je in kaart wat er mis kan gaan in een proces om zo op voorhand maatregelen te kunnen nemen. Deze tool pas je vooral toe als de focus binnen een proces op fouten of defecten ligt.

Wanneer je de grondoorzaak hebt geïdentificeerd (eventueel met behulp van deze tools) kan je verder met het ontwerpen van verbetervoorstellen, testen van deze oplossingen en vervolgens implementeren en borgen. Ook deze vervolgstappen vind je terug in de DMAIC-structuur.

Proactief verbeteren

De Root Cause Analysis moet niet een eenmalige oefening zijn. Als we het hebben over continu verbeteren wil je namelijk niet enkel reageren op tekortkomingen in je proces, maar proactief zoeken naar oorzaken van (mogelijke) problemen om hierop te kunnen anticiperen.

Meer leren?

Bekijk ons overzicht van Lean trainingen of wil je met jouw afdeling of organisatie samen een Lean training volgen? Wij verzorgen al onze trainingen ook in-company. Neem dan even contact met ons op.