6 overeenkomsten tussen Lean werken en timemanagement

Lean werken en timemanagement lijken in een aantal opzichten veel op elkaar. Allebei de methoden hebben als doel resultaten en werkprocessen optimaliseren.

Overeenkomst 1: minimaliseren van verspilling

Lean werken is gericht op voorkomen en minimaliseren van verspilling zoals te veel produceren, materieel en gereedschappen op orde en voorkomen van overproductie en aanpakken van niet efficiënte processen. Timemanagement is erop gericht om tijdverspilling te voorkomen door versnippering, afleidingen en onnodig taskswitchen.

Overeenkomst 2: doelgericht

Timemanagement en Lean werken zijn beide doelgerichte methodes. Lean werken richt zich op behalen van doelen en waarde aan de klant. Timemanagement support professionals en teams om hun doelen te bereiken door tijd goed te gebruiken.

Overeenkomst 3: prioriteiten scherp in beeld

Lean werken en timemanagement zijn methodes waarbij de prioriteiten helder zijn. Lean werken focust zich op activiteiten die waarde toevoegen en vermindert activiteiten die dat niet doen. Bij timemanagement gaat het ook om first things first. Dus zorg dat je de belangrijkste taken met de meeste impact op resultaat scherp in beeld hebt (big rocks). En realiseer die eerst.

Overeenkomst 4: continu verbeteren

Lean werken en time management zijn allebei methodes gericht op constant verbeteren. Dit vraagt om reflectie op processen en werkwijze. Lean werken gebruikt hiervoor bijvoorbeeld een aanpak zoals Kaizen of Kai Zen vanuit de overtuiging dat kleine voortdurende positieve veranderingen, belangrijke verbeteringen en impact brengt. Bij timemanagement is reflectie ook een essentieel onderdeel. En gebruikt hiervoor de aanpak van dagelijks onderhoud en wekelijks onderhoud. Naast het vaststellen van wat goed is gegaan worden ook kleine essentiële gedragsveranderingen omarmd (Atomic habits) naar optimalisatie.

Overeenkomst 5: structuur in werken

Een andere overeenkomst is dat beide methoden de focus op structuur leggen. Lean werken gebruikt hiervoor tools als 5S en Kanban om overzicht te behouden over de werkomgeving en workflow. Bij timemanagement is 100% overzicht en de dag georganiseerd te houden ook essentieel. En gebruikt hiervoor een goede planning m.b.v. agenda, to do lijst en checklists.

Lean werken en tijdsmanagement richten zich beide op een goede, evenwichtige balans. Bewust timemanagement voorkomt overbelasting zoals vermoeidheid, burn-out en werkdruk door de factor tijd goed te verdelen en in te delen. Lean werken vermindert overbelasting om een goede en duurzame werkstroom te creëren.

Overeenkomst 6: inzet van technieken en hulpmiddelen

De laatste overeenkomst die we in deze blog aandacht geven is de inzet en gebruik van technieken en hulpmiddelen. Lean werken gebruikt Kanban, 5S en PDCA en 5xWhy. Timemanagement gebruikt tools als Eisenhower techniek, prioriteiten matrix, Pomodorro techniek, Eat that frog en time boxing.

Door de principes versterken Lean werken en timemanagement elkaar: een goede timemanagementstrategie kan Lean-principes ondersteunen, en andersom kan Lean werken tijdbeheer een boost geven.